گام اول:گوش دادن
به نظر می‌رسد این گام بسیار ساده است اما اگر شنونده فن گوش دادن را نتواند به درستی انجام بدهد،در ارتباط با دیگران به مشکل برمیخورد.زیرا که شنونده خوب:
به خوبی می‌تواند هماهنگی لازم بین ارتباط کلامی و غیرکلامی برقرار نماید،قادر است به کلیه ی ژست ها و حالات بدنی صحیح طرف صحبت خود،توجه کندو خود نیز به هنگام گوش دادن ازحالت بدنی مناسب جهت تایید و اعلام درک طرف مقابل استفاده کند.او مدام درصدد برقرار کردن ارتباط چشمی است نه اینکه مدام به اطراف نگاه کند ویا خمیازه بکشد.دقت شود که تازمانی که به جای تمرکز و دقت در سخنان دیگری،به افکار درونی خود گوش می دهید،قادر نخواهید بود شنونده خوبی باشید.
گام دوم: صداقت داشتن و صریح سخن گفتن
این گام فرآیندی است که در ارتباطات انسانی به شکل نامحسوس اما موثر نقش بازی میکند.این گام قابل دیدن یا شنیدن نیست.بلکه دو طرف درگیر آن را احساس میکنند.
ارتباطات فاقد صداقت و صراحت یا قطع خواهد شد ویابه شکل ناسالم و مبهم و آزار دهنده باقی می‌ماند.اگز نتوانیم منظور خود را به درستی بیان کنیم، ممکن است طرف مقابل منظور مارا اشتباه متوجه شود و حتی ممکن است موجب سوء تفاهم شود.عدم صداقت وبا ابهام سخن گفتن در ارتباطات انسانی سرمنشا بسیاری از مسائل و مشکلات است.
گام سوم:همدلی و همدردی
همدردی تلاشی ما برای درک و فهم طرف مقابل. برای این گام باید خود را جای دیگران بگذاریم و از دید او به مسائل نگاه کنیم.در همدردی شما میتوانید سخن طرف مقابل را تکرارو تایید کنید تا متوجه شود که منظورش را دریافتید.البته در برخورد همدلانه مجبور نیستید درجهت موفقیت با طرف موفقیت با طرف مقابل خود حرف بزنید.به جای آن با تکرار صحبت او احساساتش را تصدیق کنید..درضمن لازم نیست در مقابل حرفهایش قضاوت و نتیجه گیری کنید.نکته ی قابل توجه این است که میان همدلی و همدردی تفاوت هست.
همدردی شنونده سعی میکند با احساسات و عواطف هم نوایی کند اما در همدلی شما الزاما درصد تایید یا موافقت با طرف نیستید.
درهمدلی نقش منطق قوی تر از احساس است و شنونده با همدلی به خوبی به حرفهای گوینده گوش می‌دهد تا بتواند برای حل مسئله به او کمک کند ولی در همدردی صرفا با تخلیه هیجانات و عواطف منفی به او کمک. میکند.
گام چهارم:حفظ آرامش و احترام به طرف مقابل
ما اغلب در ارتباطات خود با دیگران درصدد ارزیابی آنها بر می آییم و گاه فکر می کنیم یا باید نظرات و احساسات آنها را رد کنیم و یا به نوعی مستقیم یا غیرمستقیم نظرات و احساسات خودمان را به آنها نماییم.
ارتباطاتی که برپایه ی این روش شکل می‌گیرد غالبا تداوم نمی‌یابد و هردو طرف درگیر دچار مشکل می‌شوند.همانطور که قبلاً اشاره شد ،ما به دلیل با یک دیگر ارتباط برقرار می کنیم تا از طریق آن به حل مسائل و مشکلات،رد و بدل کردن اطلاعات ،درک بهتر خود و رفع نیاز های اجتماعی دست می یابیم،عنصر آن می باشد نه تنها اهداف مذکور محقق نمی‌شود؛بلکه آرامش لازم در ارتباطات انسانی نیز از بین می‌رود.
باید به خاطر داشته باشیم همه ما می‌خواهیم دیگران با نظرات ما موافقت کنندو‌یا حداقل به افکار و احساسات ما احترام بگذارند و آنها را تایید کنند و قطعاً برای طرف صحبتمان هم همین حالت وجود دارد .اگر این تصور پیش بیاید که ما به نظرات دیگری احترام نمی گذاریم ،ارتباط روند مناسب و هدفمند خود را طی نمی نماید.
گام پنجم: مخالفت نمودن به شیوه مناسب
از مناسب ترین روش برای مخالفت نمودن با طرف مقابل ،خلع سلاح کردن است .در این روش فرد در سخنان طرف مقابل حقیقتی را پیدا میکند (حتی اگر با مجموعه سخنانش موافق نباشد)و سپس در مقام موافقت و تایید آن حرف می زند.این روش برطرف مقابل تاثیر آرام بخش عجیبی می گذارد.ممکن است روش خلع سلاح را نپذیرد ولی جدال،بیفایده و همیشه بی‌سرانجام است،این شیوه در واقع شما پیروز بحث را ترک میکنید.حتی طرف مقابل هم احساس پیروزی میکند و با آمادگی بیشتری به حرفهای شما گوش می‌دهد.
همسر شما میگوید:این حرف تورا نمی‌پذیریم.
پاسخ شما:بله حق با توست،ما همیشه نباید صددرصد و کامل حرف های دیگران را. قبول کنیم .
البته لحن شما نباید تحقیرآمیز باشد که تاثیر عکس خواهد داشت.
گام ششم: خودشناسی و افزایش آگاهی
شناسایی دنیای ذهنی دیگران،همدلیو همدردی کردن با آنهاویا به نتیجه رسیدن بحث ها با دیگران نیازمند خودشناسی و تلاشی برای افزایش اطلاعات و آگاهی های خود جهت شناسایی دیگران و محیط زندگی است.آگاهی از نقاط قوت و ضعف ترسها ،آرزو خواسته ها ،نیازهای خود و پذیرش صادقانه آنها ،کمک میکند ویژگیها و خصوصیات دیگران را واقع بینانه ببینیم و آنها را بپذیریم.
گام هفتم: شناسایی افکار تحریف شده
بیشتر ما در ارتباط با دیگران در چهارچوب افکارخود و احساسات از پیش تعیین شده و کلیشه‌ای خود رفتار میکنیم.در بسیاری از این افکار،تصویر صحیحی از واقعیت ها موجود نمی باشد.بدین معنی که ما در فرآیند پردازش اطلاعاتی که نسبت به دیگران داریم دستخوش خطای شناختی می‌شویم.
شما به یکی از آشنایان سلام می کنید.اما او جواب سلام شما را نمی‌دهد.
در اینجا ذهنی که دچار تحریف و خطا ی شناختی باشد نتیجه می‌گیرد:
پیش داوری:چقدر مغرور شده است .
تعمیم مبالغه آمیز: همیشه دیگران رانادیده می‌گیرد.
شخصی سازی:حتما من کار اشتباهی کرده ام
نتیجه گیری و تصمیم گیری اشتباه: رابطه ام را با او قطع میکنم و دیگر به او سلام نمیکنم.
همانطور که می‌بینید هرکدام ازاین شیوه ها نوعی منجر به قطع با آسیب رساندن به ارتباطات ما خواهد شد.درحالیکه شاید مشکل اساسی،عدم توان ما در پردازش اطلاعات صحیح و مبتنی بر واقعیت باشد که باعث بوجود آمدن این مسئله شده است.
باید توجه داشت زیر بنای تحریف های شناختی علاوه بر آگاهی،کمک گرفتن از افراد متخصص (مثلا روانشناسان)بسیار موثر است.
